Скажите, пожалуйста, всегда нужно создавать инфо-запись при создании заказа на поставку и
ПМ от поставщика, т.е. комбинацию Поставщик - закуп.орг-я - завод - материал?

Ну если ты хочешь, чтобы у тебя в заявке (или заказе на поставку) подставлялась цена, то ведение инфо-записи и книги источников поставок необходимо.

Скажем так: инфо-запись создается автоматически при создании заказа на ранее несуществующее сочетание материал-поставщик. И в нее прописывается введенная вручную в таком заказе цена (вид условия РВХХ). Но инфо-записи можно создавать и вручную, при необходимости (например, при наличии ценового соглашения с поставщиком, если не хочется возиться с контрактами).

А вот книгу источников поставок (source list) имеет смысл использовать, если хочется не только автоматически выбирать источник поставки (поставщика), но и обеспечить закупку материала только от определенных поставщиков, а не от любых. При этом в материале надо в ракурсе "Закупки" ставить соответствующуюю галочку.