Получается, что особенной рецептуры для решения данного вопроса не существует.
Есть общий подход, для решения данной задачи а методы каждый выбирает сам.
Думаю, что правильно было бы написать методу, что-то вроде локальной дорожной карты, в которой четко было бы описано, кто за что отвечает и кто и как собирает данные, как данные обрабатываются и как загружаются.

Ну да, в рамках проекта реализации определяется кто, какие данные поставляет, кто оценивает их качество и кто дорабатывает косяки. И потом специфика у всех своя вот и нет однозначного решения и "каждый выбирает для себя..."

Именно, задача в общем случае решения не имеет. Причем даже в рамках одного предприятия: у одного отдела уже может быть самописная база, кто-то ведет в Excel (причем сколько специалистов, столько и Excel), а где-то всё только на бумаге.

Поэтому каждый раз под конкретные условия разрабатывается своя методика и свои подходы. Заказчик редко это понимает и готов платить. Вариант ответа "мы будем собирать данные своими силами"- одна из главных предпосылок провала проекта.