Коллеги, добрый день!

Мой вопрос касается не системы, но тем не менее я думаю, что людям с этого форума приходится решать подобные вопросы.

Встала задача организации хранения первичных документов (счетов-фактур, приходных ордеров и др.). Хранить нужно так, чтобы по документу в системе SAP можно было легко найти бумажную версию документа. Никаких специальных систем документооборота на предприятии нет и не в ближайшее время не предвидится.

Подскажите, пожалуйста, какие Вам знакомы удачные примеры хранения первичных документов "подручными средствами" с той целью, чтобы можно было оперативно разыскать оригинал первичного документа по его электронной версии в системе SAP?

Заранее благодарю за помощь.

Храните, как рекомендует SAP: на каждый вид документа - отдельная папка; документы в папке подшиты по внутренним саповским номерам документов: http://help.sap.com/saphelp_470/helpdata/ru/96/8b3d0343ce11d189ee0000e81ddfac/frameset.htm
http://help.sap.com/saphelp_470/helpdata/ru/96/8b3d1043ce11d189ee0000e81ddfac/frameset.htm

Благодарю за ссылки.
Но у нас такая ситуация: ММ-щики делают предварительную регистрацию счета-фактуры. А потом этот СФК поступает в бухгалтерию, где бухгалтер делает окончательную проводку. Бухгалтеров, которые подтверждают СФК, допустим, 10 штук. Куда этот бухгалтер должен положить оригинал СФК после того, как окончательно зарегистрировал его в системе? Если делать так, как рекомендует SAP - то все бухгалтера будут складывать оригиналы СФК в одну папку. Если там потом какого-то оригинала не окажется - с кого из бухгалтеров можно спросить?
Интересуют именно реальные схемы, которые используются на российских предприятиях.

Заранее благодарю.

Если оригинала не окажется, то спросить с того бухгалтера, который проводку в системе сделал, а документ в папку не подшил. Фамилию же в системе всегда видно.

Так если к этой папке имеют доступ несколько человек, то даже если кто-то ее подшил, то другой может отшить, переложить, взять посмотреть и забыть вернуть обратно. И любой бухгалтер может сказать: "Я подшил, а куда делся документ - я не знаю. Тут вон сколько народу этой папкой пользуются"

Ну в таком случае надо девочку-библиотекаря к папке со счетами-фактурами приставить, чтобы она записывала, кто когда чего подшил, кто что взял посмотреть, и кто чего-то не вернул. А на ночь папку на ключ запирать.
Вместо библиотекаря можно к каждому счету-фактуре листочек распечатывать с номером документа и ключевыми реквизитами, в том числе с фамилией бухгалтера. Пусть ставит число и подпись, когда он фактуру в папку подшил. А если эту фактуру кто-то берет посмотреть, то пусть на этом листочке пишет, кто и когда взял, а потом кто и когда вернул. То есть листочек с реквизитами остается в папке всегда.
Если люди несознательные и расписываться в листочке не хотят, можно все вышесказанное поручить девочке-библиотекарю, а папку опять же на ключ запирать.

Ну в таком случае надо девочку-библиотекаря к папке со счетами-фактурами приставить, чтобы она записывала, кто когда чего подшил, кто что взял посмотреть, и кто чего-то не вернул. А на ночь папку на ключ запирать.
Вместо библиотекаря можно к каждому счету-фактуре листочек распечатывать с номером документа и ключевыми реквизитами, в том числе с фамилией бухгалтера. Пусть ставит число и подпись, когда он фактуру в папку подшил. А если эту фактуру кто-то берет посмотреть, то пусть на этом листочке пишет, кто и когда взял, а потом кто и когда вернул. То есть листочек с реквизитами остается в папке всегда.
Если люди несознательные и расписываться в листочке не хотят, можно все вышесказанное поручить девочке-библиотекарю, а папку опять же на ключ запирать.

NNN, предложение хорошее, только связано с дополнительными затратами на девочку-библиотекаря. С листочком вариант не подойдет, так как любой может в нем ничего не писать или просто листочек этот выбросить.
Есть еще предложение каждому бухгалтеру дать по папке, куда он будет складывать свои счета-фактуры и доступ к которой будет иметь только он. Только в этом случае непонятно, как быстро найти бумажный документ на основании документа SAPa.
Но ведь на любом предприятии это как-то организованно. Но почему-то никто не хочет написать как

В таком случае сначала нужно будет найти по имени пользователя того бухгалтера, который создал документ. А он в своей папке найдет нужный документ по внутреннему номеру документа. Каждого бухгалтера, я надеюсь, можно заставить подшивать свои счета-фактуры по порядку внутренних номеров.

В SAP есть специальное средство для организации хранения первичных документов ArchiveLink. Это тр. AOWS, AOWD и другие на AO*.

К сожалению, ни одной из этих транзакций у меня в системе нет
Не подскажите, с чем это может быть связано? Чтобы они появились, надо что-то дополнительное установить?

Вопрос: а если в организации хранение документов в текущей ситуации осуществляется по проектам (объектам строительства, например), носящим долгосрочный характер, каким образом можно применить саповские рекомандации? Для каждого объекта свой диапазон номеров?
Указанная практика связана как с тем, что необходимо собирать всю информацию касательно объектов в одном месте, так и со сложившейся структурой бухгалтерии, где один бухгалтер ведет один проект (в т.ч. расчеты с покупателями и поставщиками), к примеру... Да и различным проверкам (внутренним и внешним) удобнее работать по такому принципу...

Каждому проекту диапазон номеров, конечно, не присвоишь.
Вопрос стоял так: как найти бумажный документ в папке, зная внутренний номер документа в системе?
Ответ SAP: храните бумажные документы по порядку внутренних номеров, тогда вы легко найдете бумажный документ, зная его внутренний номер.
У вас вопрос стоит по другому: как найти бумажный документ в папке соответствующего проекта, зная внутренний номер документа?
Ответ: никак. Потому что только внутреннего номера документа для этого недостаточно. Нужно еще знать номер проекта.
Таким образом, если вы обеспечите в системе во всех документах по проекту наличие ссылки на номер проекта, тогда вы сможете найти нужную папку. А в папке уже найдете бумажный документ по внутреннему номеру (при условии, что подшивать их будете по порядку внутренних номеров).
Другое дело, кто и как будет заполнять номер проекта в тех документах в системе, где он автоматически не заполняется. И стоит ли напрягать людей заполнять его только с целью поиска бумажных документов. Это уже вам решать.
В любом случае, если не делать ссылок, само собой волшебным образом ничего не найдется. Внутренний номер документа - это ссылка. Если вы его на бумажном документе не запишете, то тоже ничего не найдете.

Думаю транзакции начинаются все-таки на OA*